Faktur pro forma mirip dengan faktur komersial aktual yang dikirim ke pelanggan yang meminta pembayaran untuk barang dan jasa. Perbedaannya adalah bahwa faktur pro forma diberikan kepada calon pembeli sebelum transaksi diselesaikan. Ini dirancang untuk memungkinkan Anda, sebagai penjual, menguraikan komitmen Anda untuk menjual sejumlah produk atau layanan dengan harga tertentu. Proforma bertindak sebagai kutipan harga, memberi tahu calon pembeli apa yang Anda tawarkan dan menguraikan persyaratan penjualan. Faktur pro forma juga dapat digunakan untuk mendukung permintaan kredit pembeli dari lembaga keuangan mereka, serta oleh petugas bea cukai untuk menghitung bea dan pajak.
1
Tentukan harga dan syarat penjualan dari kesepakatan prospektif yang telah Anda atur secara tentatif dengan pembeli. Pertimbangkan semua biaya tambahan yang mungkin Anda keluarkan sebagai penjual, terutama jika produk yang dijual akan diekspor ke negara lain. Sertakan biaya dan bea pengiriman atau transportasi lainnya, pergudangan, asuransi, pajak, dan bea cukai. Informasi ini dianggap sebagai penawaran yang mengikat untuk menjual barang atau jasa berdasarkan persyaratan yang ditentukan, jadi buatlah selengkap dan seakurat mungkin.
2
Buat faktur pro forma Anda menggunakan kutipan harga atau format faktur komersial. Pastikan tulisan "Pro Forma Invoice" tercetak dengan jelas di bagian atas halaman. Cantumkan nama lengkap dan alamat surat untuk Anda (penjual) dan penerima invoice (calon pembeli) beserta tanggal pembuatan invoice. Jika perjanjian hanya berlaku hingga tanggal tertentu, sertakan juga tanggal tersebut, menggunakan frasa seperti "Persyaratan berlaku hingga 31 Maret 2013" atau "Persyaratan dapat berubah setelah 31 Maret 2013."
3
Uraikan dengan jelas item atau jenis layanan yang dicakup oleh faktur pro forma. Buat daftar setiap item atau produk secara terpisah dan tentukan berapa banyak dari setiap item yang Anda tawarkan. Sertakan detail deskriptif lain yang diperlukan, seperti ukuran, warna, nomor model, atau hal spesifik lain yang relevan dengan penjualan. Jika Anda menjual bola, misalnya, Anda dapat mencantumkan "Bola anak, karet merah, diameter 2 inci, masing-masing 12" sebagai satu baris di faktur Anda. Untuk pengiriman ke luar AS, sertakan negara asal - tempat setiap produk diproduksi - untuk memenuhi persyaratan bea cukai dan impor / ekspor.
4
Tentukan persyaratan keuangan dan pengiriman dari perjanjian yang diusulkan. Pro forma harus menjelaskan jenis mata uang yang akan digunakan - dolar AS, euro, franc Swiss - serta ketentuan pembayaran. Selain itu, Anda harus menyertakan biaya per unit untuk setiap item dan total untuk setiap jenis item. Untuk bola anak-anak merah, entri lengkap pada faktur pro forma akan berbunyi sebagai berikut: Bola anak, karet merah, diameter 2 inci, dibuat di AS, masing-masing 12 @ $ 1,50 = $ 18.
5
Tanda tangani dan beri tanggal faktur pro forma Anda. Blok tanda tangan Anda harus menyertakan nama lengkap dan jabatan atau posisi Anda di dalam perusahaan, sehingga penerima dapat yakin bahwa Anda berada dalam posisi yang berwenang untuk membuat penawaran penjualan.