Manajemen kontrak adalah proses pengelolaan hubungan hukum dan kontrak yang dibentuk bisnis dengan vendor dan karyawan. Manajemen kontrak terutama berkaitan dengan kontrak tertulis yang merupakan kewajiban untuk melaksanakan suatu jasa sebagai imbalan pembayaran. Memperhatikan proses pengelolaan kontrak penting bagi para pemimpin bisnis karena memungkinkan mereka untuk mengawasi hubungan yang mereka bentuk dengan pemangku kepentingan.
Tim Manajemen Kontrak
Langkah pertama dalam proses manajemen kontrak adalah menentukan individu-individu dalam organisasi yang akan bertanggung jawab untuk mengelola rincian kontrak. Dalam bisnis kecil, ini mungkin pemilik perusahaan dan mungkin satu karyawan lain. Di perusahaan yang lebih besar, lebih banyak pemangku kepentingan mungkin terlibat. Kuncinya adalah mendapatkan orang yang tepat di tim. Karena kontrak menyentuh masalah hukum, sumber daya manusia, dan keuangan, Anda pasti menginginkan orang-orang dengan pengetahuan di semua bidang ini.
Ingatlah jadwal administrasi kontrak, struktur tim - termasuk siapa yang bertanggung jawab kepada siapa - dan kebutuhan sumber daya tim. Dalam mengelola kontrak dengan vendor minuman, misalnya, Anda dapat menentukan bahwa tim akan bertemu sesuai kebutuhan untuk meninjau kontrak dan kinerja vendor dan bahwa semua anggota tim akan melapor kepada manajer umum perusahaan. Selain itu, Anda dapat menentukan bahwa tim memerlukan ruang fisik untuk bertemu dan asisten untuk mencatat notulen rapat.
Manajemen Hubungan
Salah satu aspek terpenting dari manajemen kontrak adalah mengkoordinasikan hubungan antar pemangku kepentingan. Pemangku kepentingan dapat bersifat internal, seperti karyawan perusahaan dan anggota tim manajemen proyek, dan eksternal, termasuk vendor atau pihak di ujung lain kontrak. Hubungan kerja yang baik antara semua tingkatan pemangku kepentingan penting untuk memastikan bahwa kewajiban dan tugas yang diuraikan dalam kontrak dilaksanakan. Jika salah satu pihak gagal memenuhi tanggung jawab mereka, sistem komunikasi yang solid dan terbuka akan sangat membantu dalam menyelesaikan konflik dan berpotensi membantu masalah ini tidak dibawa ke pengadilan.
Kinerja dan Manajemen Layanan
Terkait erat dengan mengelola hubungan adalah mengelola kinerja dan layanan. Ini adalah proses dua arah. Meskipun manajemen kontrak memastikan bahwa pihak lain memenuhi persyaratan kontrak, sama pentingnya bahwa bisnis itu sendiri memenuhi perjanjian kontraknya. Ini berarti memastikan standar yang diperlukan terpenuhi, tenggat waktu tepat waktu, dan uang dipertukarkan secara adil dan sesuai dengan persyaratan kontrak.
Administrasi Kontrak
Komponen terakhir dari manajemen kontrak adalah tentang menyelesaikan konflik ketika manajemen kontrak berjalan salah. Ini disebut administrasi kontrak. Jika pihak lain tidak memenuhi kewajiban dan tanggung jawabnya dan upaya komunikasi belum berhasil untuk menyelesaikan konflik, tim manajemen kontrak mungkin perlu memikirkan untuk mengejar cara hukum untuk memaksa kepatuhan dengan kontrak dan diberi kompensasi atas pelanggaran kontrak. Hanya pengacara yang berkualifikasi yang dapat berkonsultasi dengan Anda dengan benar tentang masalah ini, tetapi ada baiknya untuk menggunakan semua cara komunikasi dan manajemen hubungan Anda yang lain sebelum beralih ke hukum.