Majikan harus menahan berbagai pajak gaji federal dan negara bagian dari gaji karyawan mereka. Majikan juga memiliki tanggung jawab untuk mengirimkan pajak gaji ke IRS dan otoritas perpajakan negara bagian atas nama karyawan. Selanjutnya, pemberi kerja harus memberikan beberapa formulir pajak kepada pekerja. Banyak dari formulir ini dikirim ke IRS dan ke Administrasi Jaminan Sosial untuk tujuan pelaporan pajak.
Kewajiban Pajak Federal
Majikan harus memotong pajak pekerjaan federal untuk setiap karyawan. Pajak ketenagakerjaan termasuk pajak pendapatan federal, Jaminan Sosial, dan pajak Medicare. Pemberi kerja menghitung jumlah pemotongan pajak menggunakan Formulir W-4, yang merupakan "Sertifikat Tunjangan Pemotongan." Majikan harus menyetorkan semua pajak pekerjaan federal ke IRS. Pemberi kerja dapat menyetorkan pajak pekerjaan bulanan atau setengah mingguan, tergantung pada siklus gaji perusahaan. Setoran pajak pekerjaan langsung masuk ke IRS melalui transfer dana elektronik.
Kewajiban Pajak Negara
Selain kewajiban pajak federal, pemberi kerja juga bertanggung jawab untuk memotong dan melaporkan pajak pendapatan lokal dan negara bagian jika diwajibkan oleh otoritas pajak lokal dan negara bagian. Beberapa negara bagian seperti Texas, Nevada, Florida, dan Washington tidak memiliki pajak penghasilan negara bagian. Di negara bagian yang memiliki persyaratan pajak pendapatan, pemberi kerja harus memotong pajak dari setiap pembayaran gaji dan mengirimkan pajak tersebut ke agen pajak negara bagian. Pajak pendapatan negara bagian biasanya dihitung sebagai persentase pemotongan pajak pendapatan federal.
Pajak Pengangguran
Majikan harus membayar pajak Asuransi Pengangguran Negara Bagian (SUI) dan Pajak Pengangguran Federal. Pajak ini mendanai program kompensasi pengangguran negara bagian dan federal. Program pengangguran memberikan bantuan moneter kepada pekerja yang kehilangan pekerjaannya. Jika sebuah negara bagian menghabiskan dana pengangguran yang tersedia, ia dapat meminjam dari dana federal untuk membayar tunjangan pengangguran. Sekali setahun, setiap negara bagian menetapkan tarif pajak kepada majikan yang berlaku, yang menentukan kewajiban pengangguran negara bagian majikan untuk tahun itu. Kewajiban pajak pengangguran federal bervariasi menurut jumlah gaji yang dibayarkan selama kuartal kalender. Seorang majikan harus membayar semua kewajiban pajak pengangguran federal yang melebihi $ 500 pada akhir setiap kuartal atau pada akhir tahun jika kewajiban pajak kurang dari $ 500.
Pelaporan Pajak
Pemberi kerja harus melaporkan semua kewajiban pajak federal pada Formulir IRS 941, "Pengembalian Pajak Federal Per Kuartal Pengusaha." Setiap negara bagian juga mewajibkan pemberi kerja untuk melaporkan gaji kotor dan informasi pajak kepada otoritas pajak negara bagian setiap kuartal. Di akhir tahun, pemberi kerja harus menyiapkan dan mengajukan formulir W-2 yang merupakan pernyataan gaji dan pajak karyawan. Pernyataan ini melaporkan semua gaji, tip, dan kompensasi lain yang dibayarkan kepada seorang karyawan, serta jumlah pajak gaji yang dipotong dari gaji karyawan tersebut sepanjang tahun. Majikan harus memberikan salinan Formulir W-2 kepada karyawan dan Administrasi Jaminan Sosial selambat-lambatnya 31 Januari setelah akhir tahun pajak sehingga karyawan dapat mengajukan pajak pendapatan negara bagian dan federal.