Meskipun Anda ingin percaya bahwa Anda hidup di era digital, masih banyak dokumen kertas yang digunakan setiap hari. Sebagian besar kontrak memerlukan tanda tangan asli dengan tinta, faktur dan slip pengepakan dicetak dan dikirim dengan setiap pesanan dan dokumen penawaran biasanya dicetak dan dijilid ke dalam sebuah buku. Anda perlu menggunakan ide pengarsipan dan organisasi untuk memastikan Anda dapat mengakses kertas penting dengan mudah.
Pengarsipan
Jika Anda mengizinkan file aktif Anda untuk dicampur dengan file arsip Anda, maka itu dapat membuat menemukan dokumen saat ini lebih sulit daripada yang seharusnya. Buat dua sistem pengarsipan di dalam lemari arsip Anda. Jadikan bagian atas lemari Anda file aktif, dan bagian bawah file arsip Anda. File arsip Anda biasanya membutuhkan lebih banyak ruang, jadi berikan lebih banyak ruang laci di lemari arsip Anda untuk file-file itu. Letakkan file aktif di bagian atas kabinet untuk memudahkan akses, dan letakkan file arsip Anda di bagian bawah.
Pengodean Warna
Saat Anda melihat laci lemari arsip yang penuh dengan folder manila, semuanya bisa mulai terlihat sama. Salah satu cara agar Anda dapat menemukan file yang tepat lebih mudah adalah dengan menggunakan sistem pengkodean warna pada folder file Anda. Anda dapat membeli stiker berwarna untuk folder file Anda di toko peralatan kantor mana pun. Anda dapat menggunakan warna untuk menunjukkan departemen yang berbeda, membedakan file keuangan dari non-keuangan atau memecah file berdasarkan tanggung jawab eksekutif. Untuk membantu orang lain menggunakan sistem kode warna Anda, buat panduan pada selembar kertas biasa berukuran 8 1/2-inci kali 11-inci yang memiliki stiker di atasnya bersama dengan maksud dari stiker tersebut.
Sub-Folder
Jika Anda memiliki informasi yang dapat dipisahkan dengan mudah ke dalam sub-kategori, maka Anda harus menggunakan sub-folder untuk membantu menyimpan informasi tersebut. Misalnya, jika Anda memiliki serangkaian file untuk masing-masing dari 50 status, gunakan 50 sub-folder untuk menjaga informasi tetap terpisah dalam sistem pengarsipan Anda. Sub-folder dapat membantu Anda memisahkan faktur aktif dari faktur berbayar, memecah catatan personel departemen yang berbeda, atau menyimpan semua informasi untuk setiap pesanan pembelian yang dikelompokkan bersama berdasarkan nomor pesanan pembelian.
Tetap Terorganisir
Buat aturan kantor bahwa hanya sekelompok kecil orang yang ditunjuk yang diizinkan untuk menarik file dan meletakkan file kembali ke dalam lemari. Jika Anda mengizinkan siapa pun di perusahaan untuk mengakses file, maka pada akhirnya sistem pengarsipan akan diabaikan dan akan terjadi kebingungan. Hanya izinkan orang tertentu yang mengetahui sistem untuk menarik file bagi mereka yang membutuhkannya, dan mengembalikan file ketika sudah selesai.